Sabe aquela pessoa bagunceira, mas desenrolada, que faz um monte de coisas?

Ou então aquela pessoa super organizadinha, mas que não parece produzir nada demais? 

A organização e a produtividade estão tão conectadas quanto parecem? 

Talvez você acredite que: 

• Quem se organiza mais, produz mais.

• Pessoas produtivas seriam ainda mais produtivas se fossem organizadas.

• Organização é o melhor caminho para a produtividade.

Organum

A palavra "organização" tem sua origem no latim "organum", que significa "instrumento", "ferramenta" ou "meio para um fim". Essa palavra, por sua vez, deriva do grego "organon" (ὄργανον), com o mesmo significado de "ferramenta" ou "aparelho".

No contexto grego, "organon" também carregava uma ideia de "algo funcional", que serve para realizar ou facilitar uma ação. Na filosofia de Aristóteles, por exemplo, "Organon" foi o nome dado ao conjunto de obras dedicadas à lógica, entendida como uma ferramenta para o pensamento.

Com o tempo, o termo passou a ser associado à ideia de estrutura, sistema e funcionalidade, ganhando um significado ampliado na língua latina e, mais tarde, no português. Organização, então, evoluiu para designar o ato de colocar algo em ordem, estruturar elementos para alcançar um objetivo ou criar um sistema funcional e coerente.

Organização: cada um tem a sua.

Certa vez, eu chefiava uma unidade de um órgão do Poder Judiciário.

Havia uma enorme quantidade armários que continham fichas com dados de pessoas, conhecidos por fichários. O funcionário que consultava cada ficha não colocava no mesmo lugar que encontrou após o atendimento, fazendo com os fichários ficassem uma desordem.

Então, em um momento em que as coisas estavam mais tranquilas, pedi à equipe que colocassem em ordem aquelas fichas (que eram milhares), pois aquilo estava atrasando o atendimento às pessoas, já que ninguém achava rápido a ficha.

Uma funcionária me questionou:

_Você quer nós coloquemos as fichas em ordem alfabética rigorosa?

_Como assim? Rigorosa? – perguntei eu bastante suspreso.

_Só tem uma ordem alfabética! – continuei.

_Não... É que... A gente coloca em ordem alfabética as fichas das pessoas dentro da letra do primeiro nome na gaveta... – falou ela com uma risadinha meio de constrangimento.

Ali, descobri a origem do caos nos arquivos e porque demoravam tanto para atender no balcão.

_ Gente... Só tem uma ordem alfabética! E vamos fazer essa.

Na época, dever ter soado com um pouco de arrogância misturado com condescendência própria da insegurança de um chefe de trinta e poucos anos que precisava se afirmar perante a equipe.

Mas, o ponto central era a de que havia níveis de entendimento diferentes sobre organização.

O que é ser organizado, afinal? Para uns, é ter um ambiente impecável, tudo alinhado por cores, tamanhos ou categorias. Para outros, é apenas saber onde as coisas estão, mesmo que isso signifique viver em meio a "pilhas organizadas" de papéis, livros ou roupas. O que parece caos para alguém pode ser perfeitamente funcional para outro.

Já percebeu como a ideia de organização é subjetiva? Um guarda-roupa com roupas dobradas de qualquer jeito pode ser um pesadelo para quem segue o método Marie Kondo, mas, para quem entende seu próprio "caos controlado", é prático e eficiente. Assim como uma mesa repleta de papéis pode ser o caos visual para um observador, mas o sistema perfeito para quem a utiliza. 

A questão é: será que o conceito de organização que seguimos é realmente nosso, ou é imposto por padrões externos? Talvez estejamos tentando nos encaixar em moldes que nem sequer refletem nossas necessidades reais.

Pense na última vez que você tentou "organizar tudo". Foi funcional ou só uma forma de tentar parecer mais alinhado com o que dizem ser o ideal? A organização não precisa ser perfeita – ela precisa funcionar.

Organização: Tempo e Espaço

Quando falamos de organização, estamos basicamente tratando de duas dimensões: tempo e espaço. 

Organização no espaço:

Uma pessoa organizada no espaço tem lugares certos para suas coisas.

Ela localiza objetos rapidamente porque sabe onde os guardou.

O sistema de organização é simples e funcional. 

Por isso, uma pessoa organizada: 

• Sabe onde está a chave de casa ou do carro, sem perder 10 minutos procurando.

• Localiza o passaporte, mesmo que só viaje para o exterior de vez em quando.

• Acha uma roupa em minutos, porque o guarda-roupa está arrumado.

• Declara o imposto de renda no início do período, porque foi guardando os documentos necessários durante o ano.

•  

Organização no tempo:

Já uma pessoa organizada no tempo está ciente de compromissos e tarefas. Ela anota, consulta e respeita horários, usando sistemas – digitais ou físicos – para gerenciar a agenda.

Exemplos? 

• Chega pontualmente em compromissos.

• Nunca agenda dois compromissos no mesmo horário.

• Cumpre prazos previamente combinados. 

Agora imagine alguém que organiza tempo e espaço ao mesmo tempo. Parece um super-herói, certo? Ou uma capa de revista de decoração. Mas não estamos falando de superpoderes. Apenas de coisas simples que, no conjunto, fazem uma grande diferença.

Chronos e Kairós: entre o relógio e o momento certo

Os gregos antigos tinham duas formas de entender o tempo. Chronos era o tempo cronológico, o que seguimos no relógio, nas agendas, nos prazos. É aquele tempo que tentamos controlar – ou que, muitas vezes, nos controla. Já Kairós é o tempo do momento certo. Não importa o relógio, nem o calendário. É o instante oportuno, aquele que chega quando estamos atentos e preparados. 

Na organização do tempo, é fácil viver só no Chronos: compromissos, tarefas, horários apertados. Mas, sem o Kairós, as coisas mais importantes podem passar despercebidas. É aquele momento em que algo precisa acontecer – e que nenhuma agenda pode prever. 

A produtividade real não é só sobre cumprir prazos ou seguir um planejamento perfeito. É saber quando agir, quando esperar e quando transformar o tempo cronometrado em algo que realmente faça sentido. Chronos organiza. Kairós dá significado. E, juntos, eles constroem uma vida que não se mede só pelo relógio.

A vida desbalanceada.

Concordamos que organização trata de tempo e espaço, mas em qual papel da vida?

A verdade é que a vida é desbalanceada pela quantidade de papéis que desempenhamos: trabalhador(a), empresário(a), pai, mãe, filho(a)... Agora, adicione o trânsito caótico de São Paulo ou do Rio. 

E surgem questões: 

• É possível ser organizado em todas as áreas da vida ao mesmo tempo?

• Uma pessoa organizada é sempre organizada?

• O número de responsabilidades influencia na organização?

Não tenho respostas definitivas para tudo, mas desconfio que a maioria das pessoas é organizada em algumas áreas da vida e bagunçada em outras. 

Há pessoas incrivelmente produtivas que trabalham em meio a um aparente caos.

Einstein, por exemplo, era conhecido por sua mesa desordenada. E uma frase (supostamente atribuída a ele) expressa este comportamento:

Além dele, Frida Kahlo, Winston Churchill e Thomas Edison também se destacavam em meio ao caos. Provavelmente é daí que vem a ideia de que a genialidade nasce da desordem. 

Mas sejamos honestos: você é Einstein? Ou Frida Kahlo? Ou Churchill?

Para a maioria dos mortais, desordem é só desordem. 

E pior: desordem causa efeitos negativos em outras áreas da vida. 

•  Uma cozinha desorganizada pode levar ao desperdício de alimentos.

•  Uma enfermaria sem controle pode comprometer a saúde dos pacientes.

• Um motorista de ônibus que não segue o horário impacta centenas de pessoas.

Claro, não vamos exagerar. Voltemos à chave perdida:

Se você demora 10 minutos para achar, isso pode custar meia hora de atraso no trânsito. E se for um compromisso importante? Talvez você perca uma venda, uma oportunidade ou, quem sabe, algo mais grave. 

Organização afeta a produtividade, sim. Na maioria dos casos.

Organização garante produtividade?

Até aqui, temos duas conclusões provisórias: 

1. Tem gente desorganizada que é produtiva.

2. Organização influencia na produtividade.

Mas será que só a organização é suficiente para garantir a produtividade?

 Obviamente, não.

Há pessoas que passam dias tirando livros do lugar para colocá-los de volta, mantendo louças intactas que nunca foram usadas, mas cuidadosamente guardadas, e carros com lataria impecável, mas que nunca saem da garagem.

A organização, vista como um verdadeiro fetiche ou quase uma obsessão, serve somente para alimentar a si mesma, num contínuo sem propósito, a não ser cultuar a existência de objetos como se fossem ídolos que representam nada, apenas a própria coisa em si.

Não há nada contra a estética do ambiente, gostar de harmonia das coisas. O que aponto aqui é a organização para produzir e ficar inerte.

· Comprar tintas e telas para pintar, mas nunca começar a arte.

· Comprar ingredientes para uma receita e deixá-los estragar na geladeira.

· Arrumar e rearrumar coisas sem criar ou entregar nada.

Produtividade, ao contrário, é oferecer algo com valor e resultado para outras pessoas. Organizar-se para nunca chegar ao "fazer" é uma forma elegante de procrastinação. 

Mover-se é aceitar o desequilíbrio. 

E por fim, há que se observar que nem todo mundo é organizado e produtivo em todas as áreas da vida. Uma vez escutei em uma entrevista um empreendedor digital dizer que para dar certo em um negócio digital, a dedicação deveria ser maior ao negócio, ao que ele falou:

"Deixe a couve estragar na geladeira."

Tem horas que aquele número do circo de pratos voadores fica com pratos demais. É inevitável que alguns quebrem se forem muitos.

Então, dependendo do momento da vida, algumas prioridades farão com que alguma coisa na gaveta da geladeira possa estragar.

Gosto de dizer que a vida não é equilibrada, mas pode ser balanceada.

Em um equilíbrio dinâmico tal com andar de bicicleta onde os acidentes do relevo determina o jogo de corpo e o equilíbrio do condutor.

E tal como a vida, a bicicleta às vezes joga para a direita, às vezes para esquerda, às vezes para a frente, e às vezes, você simplesmente cai.

Após cair, você lambe as feridas, repousa, monta de novo e sai com a bicicleta.

Produtividade alquímica: transformando movimento em resultado

São oito da manhã. O primeiro cozinheiro entra no salão ainda vazio, acende as luzes e começa o ritual: lavar as mãos, afiar as facas, separar os ingredientes. Na bancada, legumes e ervas ainda dormem, mas logo serão picados com precisão. Um a um, os cortes começam a preencher o ar com sons ritmados — o "toc-toc" da faca no tablado anuncia o começo do dia. 

Às nove, os fornos estão ligados. Cheiros começam a surgir, tímidos, se espalhando pelo ambiente: pão recém-assado, alho refogado, o toque ácido do limão fresco. Outros cozinheiros chegam, como se fossem músicos entrando aos poucos em uma sinfonia.

 Às dez, a cozinha é uma dança. Panelas tilintam, frigideiras fumegam, ordens são dadas em tons altos e rápidos:

— Aqueça a frigideira agora!

— Preciso do caldo em dois minutos!

— Quem está cuidando do molho?

E ninguém reclama. Cada um sabe sua função. 

O ambiente ferve. Os rostos estão sérios, mas concentrados. Algumas gotas de suor começam a surgir, enquanto a equipe, sincronizada como um relógio, trabalha para o grande momento. 

Agora é meio-dia. O restaurante está cheio, e as primeiras ordens começam a chegar. Cada prato tem uma identidade: um toque único de sabor, textura e apresentação. Um peixe grelhado não é apenas um peixe. É a soma de cortes perfeitos, de temperos exatos, de segundos precisos na grelha. 

Na bancada final, onde tudo se encontra, o chef avalia. Com olhos atentos, ele examina a composição do prato.

— Pode ir. 

A entrega do prato é o ápice. Mas é o que vem antes — o corte, o tempero, o fogo, a espera — que transforma uma refeição em arte. É o trabalho invisível, o caos organizado, que dá sentido à experiência final. E assim a cozinha vive: equilibrando precisão com emoção, disciplina com criatividade. Uma obra viva, onde a ordem encontra a magia.

Em um restaurante de alta gastronomia, a organização encontra a produtividade e a ordem não é desculpa para tolher a criatividade ou a originalidade. Tudo isso, respeitando prazo curtíssimos para atender expectativas de clientes exigentes.

(Visto assim, poderia até parecer um pouco cruel vendo daqui. Mas, não sejamos hipócritas, pois não queremos menos que isso se a conta custar no mínimo três dígitos por pessoa)

Lembro que um tio meu me contou que no primeiro fim de semana de seu MBA, mandaram seu grupo planejar uma receita de bacalhau em três dias. E ele disse que aquele bando de executivos e executivas bem colocados no mercado rebolaram para planejar a ordem das coisas. E eles nem iriam cozinhar.

Não invejo o estresse. Bem como repudio assédios e relações humanas que um ambiente destes possa propiciar. Acredito que possamos encontrar o organum que flui com o chronos e eventualmente possa encontrar kairós.

Mas, ultimamente, minha imagem de organização e produtividade se assemelha a de uma cozinha, onde cores, cheiros, perfumes, texturas, criatividade e arte se encontram a precisão do relógio, a organização das coisas e a gestão das pessoas em coletivo. 

Não há fora da caixa, sem dentro da caixa. 

E o dentro da caixa, o arroz com feijão bem feito pode ser mais extraordinário que muita ideia que parece inovadora, mas é só espuma.

BÔNUS: MINI-TESTE

Organização x Produtividade: Onde você se encontra?

Você já se perguntou qual é a relação entre organização e produtividade? Será que ser extremamente organizado significa produzir mais? Ou será que o caos pode ser um aliado? Para ajudar a entender como esses dois fatores interagem, vamos explorar um modelo simples que cruza organização e produtividade, dividindo os comportamentos em quatro perfis distintos.

Imagine um gráfico onde o eixo horizontal (X) representa a organização, indo de baixa à alta, e o eixo vertical (Y) representa a produtividade, indo de baixa à alta. Cada quadrante desse gráfico descreve um tipo de pessoa – e o que esse perfil diz sobre como você trabalha.

1. O Desorientado (Baixa Organização, Baixa Produtividade)

Este é o quadrante de quem não consegue organizar o básico nem produzir de forma consistente. A pessoa sente que está constantemente "apagando incêndios", atrasada e sem um sistema que funcione. A falta de estrutura faz com que prazos sejam perdidos e tarefas importantes acabem ficando para trás.

• Característica principal: Vive no caos e com dificuldades para entregar resultados.

• Desafio: Criar pequenas estruturas que facilitem o fluxo de trabalho, sem buscar perfeição.

2. O Organizador Obsessivo (Alta Organização, Baixa Produtividade)

Neste perfil, a organização é impecável – talvez até excessiva. A pessoa gasta tanto tempo planejando, ajustando e arrumando que não sobra energia ou foco para executar. É como alguém que organiza a biblioteca por cor, mas nunca lê os livros.

• Característica principal: Perde-se no planejamento e na busca pela perfeição, adiando ações importantes.

• Desafio: Lembrar que organização é um meio, não o fim. Focar mais no "fazer" do que no "ajustar".

3. O Caótico Produtivo (Baixa Organização, Alta Produtividade)

É o perfil de quem funciona bem em meio ao caos. Apesar de uma aparente desordem, essa pessoa tem resultados expressivos. A produtividade está alta porque a intuição e a experiência compensam a falta de estrutura. No entanto, a longo prazo, isso pode levar a estresse e desgaste.

• Característica principal: Consegue entregar resultados, mas pode sofrer com prazos perdidos ou retrabalho.

• Desafio: Adotar pequenos sistemas que otimizem o tempo, sem interferir na flexibilidade.

4. O Mestre da Flow (Alta Organização, Alta Produtividade)

Este é o quadrante ideal: o equilíbrio perfeito entre organização e produtividade. Aqui, a pessoa usa sistemas simples e eficazes para planejar, priorizar e executar com precisão. Sabe o que é essencial e evita perder tempo com o que não importa.

• Característica principal: Combina planejamento e execução de forma eficiente, entregando resultados consistentes.

• Desafio: Continuar aprimorando sem cair no perfeccionismo ou na rigidez.

Reflexão Final: Onde você está no gráfico?

Identificar seu perfil é o primeiro passo para ajustar sua abordagem. Se você está no caos, pode ser hora de trazer um pouco de organização para melhorar o fluxo. Se está preso em planejamento excessivo, é hora de sair do papel e agir. A boa notícia é que todos os quadrantes podem ser ajustados – porque a produtividade é um equilíbrio dinâmico, não um ponto fixo.

Quer sair do planejamento infinito e finalmente produzir com impacto?

Se você sente que passa mais tempo organizando do que executando, ou que sua produtividade poderia ser mais eficiente sem virar um caos, talvez esteja na hora de ajustar a engrenagem. Em uma consultoria personalizada, podemos mapear seus desafios, encontrar soluções práticas e criar um sistema de organização funcional — sem perfeccionismo e sem fórmulas prontas. Menos enrolação, mais entrega. 

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Mind Drop: Meu Download Mental Semanal

O que estou lendo:

O que estou assistindo: Dia Zero (nova série com Robert De Niro na Netflix)

O que estou ouvindo: Ave Maria, cantado por Helena Angelini

Frase da semana: “Organizar-se é um meio, não um fim." — David Allen (criador do método GTD)